会計処理をラクにこなしたい!!

期末を迎えたら避けて通れないないのが「お金のまとめ」…家計簿の整理や確定申告など、規模の大小はあれど、まとめておかないと後々が大変…というものも多いものだ。

このページでは、そんな「お金のまとめ」を少しでもラクにするために役立つ道具とその使い方を綴っていくことにしよう。今回登場する道具は全て100円ショップで手に入るもの。気軽に始められることも大事だと思う。

1. とにかく「仕分け」が大事

かれこれ10年以上前、オイラは起業を目指す方向けのセミナーに参加した時のこと。財務(会計)についての講演で「簿記3級程度の知識を持っておくと良い」と、お話を受けた。

その数年後に簿記3級に合格。正直言って、下地ゼロからだと厳しいものがあったが、講演や学習のテキストなどには「とにかく仕分けが大事」とあり、その基本を守りさえすれば恐れすぎる必要が無いことも分かった。

「仕分け」とは、項目ごとにお金の動きを分けると言えば分かりやすいだろうか。例えば、事務作業用にペンを買ったとすれば「消耗品費」、商品を買ってもらえたら「売上」といったふうに。

オイラは個人事業主なので、青色申告を行なっている。初年度は所轄税務署のサービスの一環で、税理士による指導を受けることが出来た。そこで仕分けの基礎を学び、次年度以降は1人でも大丈夫というところまで来た。

勿論、会計ソフトを使って、その指示通りに作業を進めるのがラクである。しかし「仕分け」はその作業を進める前段階でキッチリさせたいこと。仕分けが上手く行けば、全体の作業の5割は完了したと言っても過言では無い。

2. 仕分けに役立つ100均商品

「仕分け」と聞くと、どんな場合でも専用の箱や棚が必要になるのか?と思う方もあるかも知れない。大規模な事業であればそうなる可能性もあるが、そこまで至らないケースも多いものだ。

では、どのようなものを用意すれば良いのか? まずは「基本」となる品を6点挙げることにしよう。

  • ジッパー袋(A5は必須、それ以外は必要に応じて)
  • 付箋(短辺が15mm以上のもので、最低でも3色は必要)
  • セロハンテープ
  • 筆記具(水性のものは非推奨)
  • ファスナーケース(B4を推奨、最低でも保管年数分を用意)
  • ゼムクリップ

まず、絶対に外せないものが「ジッパー袋」である。この中に領収証(レシート)を保管していく。基本的にA5サイズがあれば十分だが、Web明細のようにA4用紙を基準としている場合は、A4サイズがあっても良いだろう。

ここで、より仕分けをラクにするポイントをひとつ。それは「長辺にジッパーが付いた袋を用意すること」である。100円ショップの内、キャンドゥはこのタイプの品を取り扱っている。

勿論、短辺にジッパーが付いた袋でも出来るには出来るが、領収証の出し入れが難しくなるのだ。キャンドゥがお近くにあるという方は「横型」と記されたものを買うようにしよう。

次に「付箋(ふせん)」を準備しよう。仕分ける項目分の枚数があれば良いが、年度ごとに色分けして進めるのがやりやすい。最低でも3色あると良いだろう。ここに仕分けの項目などを記していく。

次いで「セロハンテープ」…安いOPPテープでも問題無いが、取り扱いが簡単な植物系のテープがオススメだ。ニチバンのセロテープも実は100円ショップで買える品。

セロハンテープは項目を記した付箋をジッパー袋に貼り付けるために使う。ジッパー袋に油性ペンで直接、項目を書く方法も悪くないが、書き損じ対策や袋を繰り返し使う場合には「付箋+セロハンテープ」の方が良い。

付箋に項目を書くためには「筆記具」が必要。鉛筆でも、シャープペンシルでも、ボールペンでも構わない。但し、セロハンテープとの相性を考えると、水性の筆記具はオススメ出来ない。

次に「ファスナーケース」…要はジッパー袋が入るサイズが必要なのだが、A4のジッパー袋を用意した場合にはB4サイズのケースでないと厳しいだろう。しかし、これも100円ショップで買えるのだ。

青色申告の場合、保管年数は7年となっている。よって、オイラはファスナーケースを7個こしらえることになるが、保管年数や資料の数に応じて数を調節しよう。

最後に「ゼムクリップ」…一般的なクリップのこと。これは特に色分けする必要は無いし、クリップ自体が無くても特に問題は無い。ジッパー袋の中で領収証をバラバラにしたくない時に活用しよう。

以上の6点が基本となる道具だ。オイラはこの方式を5年近く採用しているが、実際の処理時間が短縮したり、入力(記入)ミスを防いだりと良いことづくめである。

3. 実際に仕分けをしてみよう

それではいよいよ仕分けへと。基本の段取りは下記の通りである。

  • 付箋に筆記具で年度と項目を書く
  • 完成した付箋はセロハンテープでジッパー袋に貼り付ける
  • 対象となる領収証を入れる(必要に応じてゼムクリップを活用)
  • ファスナーケースに対象年度のジッパー袋をまとめて保管する

雑筆で申し訳ないが、付箋の記載例。この時、対象年度は全て黄色の付箋を使うということにしたので、ここでは年度を書いていないが、書いておくと混乱が抑えられる。

「入力済」とあるのは「オイラが表計算ソフトに入力を終えた」という意味。もし、ノートに記入しているのであれば「記入済」などと書き換えても良いだろう。こうした付箋を項目ごとに用意する。

完成した付箋をジッパー袋に貼り付けた図。こちらは、A4用紙で打ち出したクレジットカードの明細を入れる袋。袋の中に必要な書類を入れて閉じれば、無くす心配も減るという訳だ。

こうしてご覧いただくとお分かりいただけると思うが、付箋にどう書くかによって、色々な応用が出来るのだ。

例えば、仕分けそのものが苦手な方は「これから仕分け」と銘打った付箋を用意して、何の処理もしていない領収証をためていっても良い訳だし、仕分ける領収証が多ければ「●月分」という作り方もアリなのだ。

以前、総務省が実施している家計調査に協力した際、期間中に海外に行った相方さんには、現地で手にした領収証を「海外利用分」と銘打ったジッパー袋に入れて持ち帰って貰ったこともある。

翌年は違う色の付箋を使ってジッパー袋をこしらえる、その翌年はまた別の色の付箋…というふうに進めていけば、より整理されて分かりやすくなる。袋の中を整理するために、ゼムクリップで仕分けても良いだろう。

この方法を利用すれば、家計簿や確定申告は勿論のこと、政治家の収支報告書も上手く対応出来るのではないだろうか。提出書類と共に袋をファスナーケースに入れて保管すれば、いざと言う時も大丈夫な筈だ。

4. 仕分け後、領収証が要らなくなったら

青色申告や確定申告など、領収証の保管義務期間が設けられているものがある一方、家計簿のように記入や入力を終えた時点で領収証が要らなくなるものもある。

要らない領収証をわざわざ保管する必要は無いが、机の上に出しっぱなしにして良いものでは無い。そこで、要らない領収証を一時的にためておく道具を用意しよう。これもまた100円ショップで買える品だ。

飲食店でよく見かける「伝票差し」である。写真の品はダイソーのもので、プラスチック製の頭部と金属棒の間に領収証を入れ、頭部を押すことで棒を通った領収証をためていけるというものだ。

厚みのある領収証や2重になったものなどは穴を開けられないが、一般的な厚さであれば問題なく対応出来る。差し込み部分に指が入らない形状なので、ケガの心配も無いだろう。

領収証に穴が空くことで、処理済というのが一目瞭然となるし、頭部を押す際に発する音が「ひと仕事終えた」という気分にさせてくれる。たまった領収証は金属棒から外して適切に処理しよう。


ここまで、100円ショップの商品を使った「仕分け」の方法を綴ってきた。仕分けの後に本格的な会計処理作業が待ち受けることになるが、最初でつまづかなければ、割とスムーズにこなせるようになるだろう。

ジッパー袋による仕分けは、会計処理以外の場面でも応用がきくので、無駄遣いの域に達しない程度で持つ分には良いと思う。始められるところから徐々に取り入れてみては如何だろうか?

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