今更感ハンパ無いが、効率的な封書の作り方について考える

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全部オイラに降りかかるのが嫌になる訳で。

先日、相方さんが自身の業務のために「封書」を作りたいと言い出した。余りにも急でかつ、期限が殆ど無い状況。で、発送する数は何と1,000部と言うから、ブチ切れるのは当然な訳で。

しかし、相方さんは行動計画を全く立てられない。中身となる印刷物が何日で出来て、送付先の洗い出しをどのタイミングでやって、封入作業を何人でやって…などと言った想定が全く無いのだ。

オイラは相方さんの仕事に関知しない…と言うか、そもそもオイラの仕事に関知しない相方さんがやっている仕事に協力するって不公平じゃないか。とは言え、何か勝手に事を動かしていたので見事な巻き込み事故となった。

まず、中身の印刷物。相方さんも元々は自分で作るつもりでPCに向かっていたが、数日経っても全くもって形を成さず。結局オイラがその役をかぶり、トータル5時間ほどで完成させた。

多少の修正を加えて印刷会社に印刷を依頼するも、この時点で完成までに1週間を見ないといけない。特急便のコストが相当なものだったので、1週間待つことで妥協。しかし、不備が見つかって更に2日待つこととなった。

この不備も相方さんが連絡を受けた当日に対処すれば日数のズレにならなかったんだが、見事にそれを怠ったもんでねぇ。しかも、注文するだけして料金を払い忘れるという失態も。

先行きは暗いばかり。

で、その間に名簿を整理するのだが、そもそも1,000件まとまったものは無く、中には10年近く前のデータもある。何とか選び出してダブリ無く作ったものの、フォーマットがバラバラで、それを揃える作業も入ってきた。

この作業を全てオイラに振るっておかしいでしょ。

名簿の完成が近づいてから、ようやく相方さんがチェック。相方さんで新たに書き加えたものもあったが、そこで新たなダブリや不備が生み出され、余計な仕事を増やされた。

ラベル印刷は相方さんがやると言ったものの、ExcelからAccessに移して作るという非効率パターン。それを本人がド忘れするわ、他の用事が重なるわで、これもまた丸投げ。

年賀状印刷ソフトとか使えば、移し替えも要らんやろ。もっと言えば封筒に直に印刷することが出来るって言うのに。それを導入しないってのは、どうかしている。

相方さんが30分以上悪戦苦闘したものは、オイラにかかれば10分で完了。そのまま封筒に貼る作業へと。名簿の状況などを見て発送は900部ほどに削減され、そのラベルを3時間ほどでやっつけた。

その作業の途中で相方さんが戻ってきたが、「よくラベルを即座に真っ直ぐ貼れるねぇ」と。んなもん、封筒の1辺と対応するシールの辺を平行にすれば出来るってもんだわ。今までどうしていたのだか。

ようやく印刷物が届き、いよいよ封入作業。ただ、この時オイラは別の作業をば。封筒とは別で相方さんがハガキを500枚出す予定にしており、そこに加えるメッセージを印刷していたのだ。

封入作業とハガキの印刷を並行作業にて。まぁ、印刷については用紙の詰替だけ気をつければ良い状況だったので、実質、封入作業に専念。相方さんも手伝いに入るも、部屋を別にして作業。

封入物は3枚。封筒にはシールが付いており、台紙を剥がしてそのままペタッと封が出来る。オイラは封入物を入れたらシールの台紙を剥がして封をするまでを1工程として作業を進めた。

元々、ラベル貼りの時点で封筒を大体100部に分けていたので、束ねる作業も加えて2時間ちょっとで400部を完成。別室の相方さんは500部をやっつけた…かに見えたが、封入物を入れた封筒は床に散らばっている。

聞けば、封入物を入れるだけ入れてからでないと封をしないと言う。何の意味があるの、それ。床に散らばった封入物をまた5つの束に分けて、そこからシール台紙を剥がして封をする…うん、見事なムダ工程だ。

ただ、これをオイラが手伝うことは無かった。あとは相方さんがせっせと組み立て、郵便局(本局)に届けて終了。既に日付が変わっておったぞ。

印刷物を作るって話を1週間前にしていれば、ここまでカツカツな作業にならなくて済んだ筈だ。しかも、作業の1つひとつにムダが生じている。適切なツールを使わないのもイライラの元だ。

何でオイラが1人で全工程の8割方をやることになったんだか。

いずれにせよ、何かしらの行動を行うにあたって、多少なり「計画」ってのは大事だと思う。今回のような封書作りなんて、思いつきでやるようなもんじゃないしね。

作業完了後は言うまでもなく、その工程について揉めに揉めた。実は今回の封書は文中に出た「ハガキ」の発送先を調査かつ固定するためのものでして…なら事前にタイミングとか分かっていただろ、と。

コンビ解消は時間の問題か?

そんな訳で、何かでっかい仕事をやっつけた。届いた先はどう思うんだろうね? 特に床に散らばった方の郵便物が届いた方は。まぁ、そこで人となりってのが見えるんだろうねぇ。

ハガキの宛名印刷はやらんからな。

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